Klachtenregeling

Klachtenregeling Trias Legal

Bij Trias Legal streven we naar een uitstekende dienstverlening en klanttevredenheid. Ondanks onze inspanningen kan het echter voorkomen dat u niet tevreden bent over onze dienstverlening. In dat geval willen we dat u dat aan ons laat weten, zodat we kunnen proberen om samen tot een passende oplossing te komen. Daarom hebben we deze klachtenregeling opgesteld.

1. Definitie van een klacht

Een klacht is een mondelinge of schriftelijke uiting van ontevredenheid over de dienstverlening van Trias Legal, waarvoor een oplossing wordt gezocht.

In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:

1. klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de jurist(e) of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie,
2. klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
3. klachtenfunctionaris: de jurist(e) die is belast met de afhandeling van de klacht;

2. Indienen van een klacht

Klachten kunnen worden ingediend bij de klachtenbehandelaar van Trias Legal. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk gebeuren. U kunt uw klacht indienen per e-mail, per post of persoonlijk op ons kantoor.

Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Trias Legal en de cliënt.

Iedere jurist(e) van Trias Legal draagt zorg voor klachtafhandeling conform
de kantoorklachtenregeling.

3. Doelstellingen

Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:
a. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
b. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
c. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
d. medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
e. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en
klachtanalyse.

4. Behandeling van de klacht

Zodra uw klacht is ontvangen, zal de klachtenbehandelaar deze zo spoedig mogelijk in behandeling nemen. Binnen vijf werkdagen na ontvangst van de klacht ontvangt u een bevestiging van ontvangst.

De klachtenbehandelaar zal de klacht onderzoeken en streven naar een passende oplossing. Indien nodig zal de klachtenbehandelaar contact met u opnemen voor aanvullende informatie of verduidelijking.

5. Termijn van afhandeling

Trias Legal streeft ernaar om klachten zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst, af te handelen. Indien meer tijd nodig is voor het onderzoek van de klacht, zal de klachtenbehandelaar u hiervan op de hoogte stellen en een indicatie geven van de termijn waarbinnen u een reactie kunt verwachten.

6. Communicatie over de klacht

Gedurende de behandeling van uw klacht zullen we regelmatig met u communiceren over de voortgang en de te nemen stappen.

7. Afsluiting van de klacht

Na afronding van het onderzoek zal de klachtenbehandelaar u informeren over de uitkomst en eventuele genomen maatregelen. Indien u tevreden bent met de geboden oplossing, wordt de klacht als afgehandeld beschouwd.

8. Onafhankelijke geschillencommissie

Mocht u onverhoopt niet tevreden zijn met de afhandeling van uw klacht door Trias Legal, dan kunt u zich wenden tot een onafhankelijke geschillencommissie.

9. Registratie en evaluatie

Alle ontvangen klachten worden geregistreerd en geëvalueerd, zodat we onze dienstverlening kunnen blijven verbeteren.

We hopen dat u uw klacht met ons deelt, zodat we samen kunnen werken aan een passende oplossing. U kunt uw klacht indienen bij:

 

Trias Legal
R’dam Airportplein 22

3045 AP  Rotterdam
e: feedback@triaslegal.nl